システムをクラウド化！業務効率をアップさせるクラウドサービス3選
企業で使用されているシステムをクラウド化するメリットはたくさんありますが、その中に業務効率のアップがあります。多くの企業では業務効率の改善は課題となっており、クラウド化することで業務効率のアップを目指しています。
そこで今回は、業務効率をアップさせることができるオンラインストレージ・勤怠管理システム・会計処理システムの3つのサービスをご紹介します。
1、システムをクラウド化！業務効率をアップさせるクラウドサービス
最近では社内システムのクラウド化が進んでいますが、クラウド化されるシステムには以下のようなものがあります。
- 経理システム
- オンラインストレージ
- 名刺管理システム
- 勤怠管理システム
- 会計処理システム
- メール配信システムなど
上記のようなシステムをクラウド化することで、業務効率をアップさせたり、コストを削減したりといったメリットがあります。クラウド化を選択している企業の多くがこうしたメリットに魅力を感じているのです。
そこでここからは、業務効率をアップさせるクラウドサービスを3つご紹介していきます。今回は、オンラインストレージ・勤怠管理システム・会計処理システムから1つずつピックアップしてご紹介します。
1-1、データを保管・共有できる！【Dropbox Business】
クラウド上でデータを保管・共有できるサービスにオンラインストレージがあります。そんなオンラインストレージの中でも「Dropbox Business」がおすすめです！
【Dropbox Businessの特徴】
- 必要な分だけデータを保存することができる
- 操作が簡単でファイルを共有・共同作業が可能
- 同期スピードが速くスムーズに作業ができる
- セキュリティ対策もしっかり行われている
Dropbox Businessは、世界的に人気の高いオンラインストレージです。基本機能はデータの保管や共有で、企業で扱っている大量のデータを管理するのに便利なサービスとなっています。
Dropbox Businessの特徴として操作が簡単でファイルを共有・共同作業が可能な点があります。導入した場合に社員の方が簡単に利用できますし、写真や動画PDF、テキストなどさまざまな媒体を保存・共有可能。
今までデータを共有するのにかかっていた手間が省かれ、業務効率をアップさせることができます。さらに、チームでデータを共有して共同作業が可能です。複数人で同じデータを共有しながら作業が行えるので、生産性が向上できますし、業務効率のアップにつながります。
1-2、簡単で正確に勤怠管理！【KING OF TIME for ビジネスプラス】
「働き方改革」が必要といわれる中で、勤怠管理システムをクラウド化する企業も増えています。そんな勤怠管理システムの中で業務効率アップが期待できるものに「KING OF TIME for ビジネスプラス」があります。
【KING OF TIME for ビジネスプラスの特徴】
- 毎日の出勤時間・退勤時間を簡単に入力・確認できる
- 従業員の休暇取得状況を確認できる
- 従業員の残業時間を管理できる
- 帳票をエクセル等に出力可能
KING OF TIME for ビジネスプラスは、クラウド上で管理する勤怠システムで、勤務時間や休暇などのデータを分かりやすく管理することができる点が魅力です。
企業では毎日の出勤時間や退勤時間、休暇の取得状況などを記録して、誰がどれくらい働いているか管理しなければいけません。
こうした内容は企業の管理者のある方がしっかりと管理しないといけませんが、データがまとまっていないと把握が難しくなってしまいます。また、データをまとめる時間もかかるため効率が悪いです。
しかし、KING OF TIME for ビジネスプラスを利用することで簡単に勤務状況を管理することができるので管理者の勤務状況の管理に関わる業務効率をアップさせることができます。
1-3、会計業務を効率化！【クラウド会計ソフト freee】
会計システムのクラウドサービスとして「クラウド会計ソフト freee」があります。
【クラウド会計ソフト freeeの特徴】
- 経理業務を大幅に効率化
- 決算書など書類作成から資金繰りの分析まで可能
- 経理・簿記の知識がなくても決算書が作れる
クラウド会計ソフト freeeを導入することで、従来の経理業務を大幅に効率化することが可能です。銀行やクレジットカードの入出金情報を自動で取得することができるので、1つ1つ入力する手間が省けます。
また、経理や簿記の資格や知識がなくても操作が可能で、決算書などの書類作成や資金繰りの分析まで行うことができ、経理業務を大幅に効率化できます。
2、クラウドサービスを選ぶときのポイント
クラウドサービスは業務を効率化するのに非常に適しています。ここまでの説明を見て、クラウドサービスを導入したいと考えている方もいるかもしれませんが、どうやってクラウドサービスを選べばいいのでしょうか。
【クラウドサービスの選び方】
- 操作がしやすいかどうか
- コストパフォーマンスがいいかどうか
クラウドサービスを選ぶときには、操作性とコストパフォーマンスに注目すると良いです。クラウドサービスを導入する理由として業務効率のアップがありますが、操作性が悪いと業務がしにくく効率がアップしません。
そのため、できるだけ社員が簡単に操作できるサービスの方が良いです。また、コストパフォーマンスも重要な観点で、クラウドサービスの利用料金がサービス内容に見合っているか考える必要があります。クラウドサービスを導入するときには、サービス内容を吟味したうえで選択すると良いでしょう。
3、まとめ
ここまでで、システムをクラウド化することで業務効率がアップできるサービスを3つご紹介しました。企業では、会計処理システム・オンラインストレージ・勤怠管理システムなど多くのシステムが使用されており、それぞれにクラウドサービスが提供されています。
クラウド化することで、従来作業に時間と労力がかかっていた業務を効率よく行うことができるようになります。クラウドサービスを選ぶときには、操作性やコストパフォーマンスを考慮したうえで、自分に必要なものを導入してみてください。
