メールをクラウド化！【outlook.com】を利用するメリット・デメリット
メールをクラウド化するサービスに「outlook.com」があります。outlook.comはMicrosoft社が提供しているサービスですが、導入することでメールの管理がしやすくなるなどのメリットがあります。しかし、デメリットもあるので、あらかじめデメリットを知ったうえで対策が必要です。
そこで今回は、メールをクラウド化できるoutlook.comを導入するメリット・デメリットについてご紹介していきます。この記事を読めば、有効的にoutlook.comを利用することができますよ。
1、便利で使いやすい！【outlook.com】を導入するメリット
outlook.comは、大手IT企業のMicrosoft社が提供しているクラウドメールサービスです。
outlook.comは、企業で扱う大量のデータを管理したり、外出先でメールを利用したりするのに便利で導入することでメリットが大きいです。特に外出先や自宅でメールを閲覧したい方に必見の機能があります！
そこでここからは、社内メールを変更してoutlook.comを利用するメリットをご紹介していきます。
1-1、外出先でも便利！複数の端末で使用できる
outlook.comは、クラウド上でメールを管理しているので、複数の端末で使用することが可能です。社内メールの場合、社内のパソコンでしかメールを閲覧・管理することができず、必要に応じて出社する必要があります。
打ち合わせや営業などで外出していても、一回会社に戻らないとメールの返信もできません。しかし、クラウド化されているoutlook.comを導入することで、外出先でもメールの閲覧・送信を行うことができます。
また、端末を問うことなくメールを利用できます。パソコン・携帯・スマホ・タブレットなどどの端末でもインターネット環境があれば自由にメール機能が使えるので、ビジネスにおいて仕事の効率を上げられるというメリットがあります。
1-2、自社にメール用サーバーが不要
outlook.comを導入することで、自社内にメール用サーバーが不要になるというメリットがあります。社内メールを使用するには、自社でサーバー設備を整える必要があるので、設備費・管理費・光熱費などがかかります。
導入するにも費用や時間がかかりますし、管理費や光熱費に関してもメールを使用し続ける以上、継続的に負担となります。
しかし、クラウド上でメールを管理できるoutlook.comの場合、インターネット上の環境に接続して使用するので、サーバーなどの設備が必要ありません。システム導入の際の初期費用を抑えることもできるので、導入しやすいというメリットもあります。
1-3、メールデータの管理が簡単になる
outlook.comを導入することで、メールデータの管理が簡単になるというメリットがあります。基本的に社内メールの仕組みでは、メールデータは各自のパソコンに保存されていますが、この場合にはパソコンを買い替えるたびにデータの移行が必要となります。
しかし、outlook.comを導入してメールをクラウド化することで、パソコンを買い替えるたびに発生するメールデータの移行作業は不要になります。
さらに、セキュリティ面やデータの損失の心配も少なくなります。セキュリティに関しては、自社内で管理するのは限界がありますし、データに関してもデータセンターで管理されるので災害時にも消失することはありません。
このように、outlook.comを導入することでメールデータの管理がしやすくなるというメリットがあります。
2、メリットだけじゃない！【outlook.com】を導入するデメリット
outlook.comはメールをクラウド化して管理しやすくできるので、導入するメリットが大きいです。しかし、決してメリットだけではありません。outlook.comを導入したからといって、必ず良い結果が出るとは限らないですよね！ここからは、outlook.comを導入するデメリットをご紹介していきます。
2-1、システム障害が発生すると利用できない
outlook.comはメールをクラウド化して利用するサービスなので、システム障害が発生すると利用できなくなるというデメリットがあります。
クラウド化されたメールシステムは、自社ではなくサービスを提供している会社が管理・運用しています。本来は運用する手間が省けるのでメリットですが、運営側に問題が発生しシステム障害が発生すると一定時間メールが利用できないといったデメリットになりえます。
基本的には一時的に利用できなくなる程度で、時間が経過すれば利用できるようになることが多いですが、万が一に備えてoutlook.com以外の連絡手段も決めておくと良いかもしれません。
2-2、クラウド化の宿命！セキュリティ問題
outlook.comのデメリットとして、セキュリティ問題があります。outlook.comはメールをクラウド化していますが、クラウド化するとその性質上、不正アクセスなどのセキュリティ面のリスクがあります。
outlook.comは、インターネット環境がないとサービスが利用することができません。インターネット環境にあるとハッキングなどの標的になりやすく情報漏洩のリスクは少なからずあります。
もちろん、outlook.comを提供しているMicrosoft社もセキュリティ対策を行っているので、基本的には安心して使用できますが、少なからずセキュリティ面の不安があることは理解しておく必要があるでしょう。
3、まとめ
ここまでで、outlook.comを導入してメールをクラウド化するメリットとデメリットをご紹介してきました。導入することで仕事に役立つメリットも多いですが、セキュリティ面など対策をしなければいけない点もあります。
皆さんもoutlook.comを導入するときには、メリット・デメリットをしっかりと確認したうえで導入してみてください。
