会計処理システムをクラウド化するメリット・デメリット紹介！
多くの企業で使用されている会計処理システムですが、近年クラウド化され始めています。クラウド化することによってリアルタイムで経営状況を確認することができるようになるなどメリットがたくさんあります。一方で、会計処理システムのクラウド化を検討しながらも見送る企業も存在しており、どの理由となるデメリットがあるのも事実です。
そこで今回は、会計処理システムをクラウド化するメリットとデメリットをご紹介します。クラウド化を検討する際の判断材料として活用してみてください。
1、会計処理システムをクラウド化するメリット
会社では会計処理システムを使って支出や収入を管理していますが、最近では会計処理システムをクラウド化する動きもあります。クラウド化に踏み切った企業は、クラウド化することによって得られるメリットに魅力を感じているようです！
そこでここからは、会計処理システムをクラウド化するメリットをご紹介していきます。
1-1、リアルタイムで会社の経営状況を確認できる
会計処理システムをクラウド化することで、リアルタイムで会社の経営状況を確認することができます。会社の経営状況は会計帳票を確認することで分かりますが、従来の会計処理システムの場合は会計の専門家である税理士に依頼して帳票を作成しなければいけません。
そのため、帳票を作成してもらうまでの待ち時間がかかっていました。しかし、会計処理システムをクラウド化することですぐに会計帳票を見ることができ、リアルタイムで会社の経営状況を確認することが可能です。
クラウドサービスによって異なりますが、試算表・帳簿、その他経営状況を分析できるサービスが用意されていることがあるため、うまく活用することで経営を見直すきっかけとすることができます。
1-2、銀行口座など外部データと連携して入力を簡素化できる
会計処理システムをクラウド化することで、銀行口座など外部データと連携することで入力を簡素化することができます。従来のシステムでは、支出や収入を手入力する必要があり会社のように大量のデータを扱う場合には入力にかなりの作業時間が必要です。
しかし、会計処理システムをクラウド化した場合には銀行口座やクレジットカードなどの外部データの情報を自動で取り込むことが可能で、経理業務の効率化を図ることができます。会計処理にかかっていた時間や人員も削減することが可能なので、会計処理作業に関わるコストを削減することができるでしょう。
1-3、データのバックアップを取る必要がない
会計処理システムをクラウド化するメリットとして、データをバックアップする必要がない点があります。通常のシステムの場合には、各自で会計データを保管してバックアップなどの備えを行う必要があります。
しかし、会計処理システムをクラウド化するとインターネット上のサーバーにデータが保存されているので利用者側はデータのバックアップ作業が必要ありません。クラウドサービスを提供している事業者が責任をもってデータを管理しており、災害が発生してもデータが守れるように対策がされています。
また、そのデータのバックアップも事業者側がやってくれるので、利用者は何もすることなくバックアップを取ることが可能です。
2、会計処理システムをクラウド化するデメリット
会計処理システムをクラウド化するメリットは大きいですが、知っておくべきデメリットもあります。もちろん、メリットはたくさんありますが、それでもクラウド化を見送っている企業があり、それにはしっかりとした理由が存在しています。
そこでここからは、導入を見送っている理由ともなっている会計処理システムをクラウド化するデメリットをご紹介します。
2-1、オフライン環境では使用できない
クラウド化した会計処理システムは、オフライン環境では使用できないというデメリットがあります。クラウドはインターネット上のサーバーにデータを保管するので、オフラインでは利用ができません。
そのため、インターネット環境に障害が発生した場合や停電した場合には会計処理システムが利用できなくなります。災害にも弱いので、災害や障害によってシステムが利用できなくなった場合の対応策を考えておく必要があるでしょう。
2-2、セキュリティ対策を万全にする必要がある
クラウド化した会計処理システムは、インターネット環境で利用するのでハッキングなど不正アクセスのリスクがあります。そのため、セキュリティ対策を万全にする必要があります。
セキュリティに関していうと、クラウドサービスのセキュリティはデータの暗号化などのセキュリティ対策が進んでいることもあり体制がしっかり取れています。
しかし、利用者側のセキュリティ対策不足が原因で情報漏洩が発生する可能性があるんです！情報流出をしてしまうと今後の経営に大ダメージを与えることがあります。
そのため、利用者側もセキュリティ対策が重要です。例えば、IDやパスワードが外部に漏れてしまうと簡単にアクセスされてしまうのでIDやパスワードの管理を徹底したり、従業員にセキュリティへの意識を高める講習を行ったりしてセキュリティ意識を高めることが大切です。
3、まとめ
ここまでで、会計処理システムをクラウド化するメリット・デメリットをご紹介しました。クラウド化することで会計作業が効率よく行うことができるようになりますし、リアルタイムで経営状況を確認できるなどメリットが大きいです。実際に、会社を経営するには現状の経営状況をしっかり把握することが大切なので、クラウド化によって得られる効果は魅力といえます！
一方で、セキュリティ対策をしっかり行う必要があり、セキュリティ対策にある程度のコストがかかることやオフラインでは利用できないので、災害時の対応に課題が残ります。そのため、会計処理システムをクラウド化するときには、メリットとデメリットを理解したうえで行い、利用者側でもデメリットを補う対策を行うようにしましょう。
